Алексей Кулаков поделился приемами для проведения эффективных совещаний

Наш офис становится все уютнее и все больше рабочих собраний проходят в переговорках очно. Но созвоны из нашей жизни не ушли, и скорее всего, уже не уйдут. 

И чтобы каждая встреча — офлайн или онлайн — была полезной и не скатывалась в обсуждение насущных проблем, в нашем арсенале есть приемы для проведения эффективных совещаний, которыми поделился наш СЕО Алексей Кулаков. 

Делимся ими со всеми! 

Алексей Кулаков: два приема для проведения эффективных совещаний

Я думаю, вся хитрость в способности следовать простому правилу: надо тратить время на встречу только тогда, когда это сэкономит время группы на дальнейшую деятельность. 

Вообще, совещания — зло. Их стоит проводить, только если у вас нет ответа на вопрос: «Почему это нельзя получить без совещания?». Например, можно ли решить это парой вопросов в чате? может ли это быть коллективный документ? может ли это быть серия бесед один на один? может, нужна анкета? или таск-трекер? Если один из таких вариантов решает проблему, встречу проводить не нужно. 

А если встреча все-таки нужна, то она должна быть эффективной, потому что только такая встреча сэкономит время группе — мы не будем отвлекаться от важного, не будем делать лишнего и быстрее достигнем цели.

Как сделать встречу эффективной? У меня есть два приема.

1️⃣ Первый прием — начинать организацию встречи с ответа на вопрос: «Что мы сделаем после встречи с ее результатами?» 

Минимум ответов выглядит так:
1. На каждой встрече — кто-то из участников берет на себя ответственность за дело/область (а не просто получает задачу в таск-трекере). 
2. Для регулярных встреч — в следующий раз в назначенное время встречаемся снова, чтобы отследить динамику наших действий.
3. Для офтопика и тем, возникших на встрече — обсуждаем эту тему в другом составе. 

2️⃣ Второй прием — распределять роли

Они бывают обязательные: 
- инициатор (выносит предмет на обсуждение и имеет запрос на результат) 
- и модератор (удерживает рамку). 

И дополнительные: 
- протоколист (фиксирует решения, ответственность, точки контроля, назначает встречи),
- докладчик (экономит время группы, кратко рассказывая то, что уже понятно) 
- и организатор (делает так, чтобы все знали, зачем, когда и в каком формате встречаемся). 

Если встреча задизайнена правильно и роли распределены как надо, то у совещания нет шансов превратиться в балаган, потому что модератор держит рамку: 
- удерживает границы проблемы — принимает нейтральную сторону, не вклинивается в обсуждение и фиксирует офтопик;
- ведет нас к результату — доводит обсуждение до принятия решений и выбирает для обсуждения формат, который экономит время участников;
- удерживает границы времени;
- резюмирует, какие приняты решения и как это связано с дальнейшими действиями группы.

Было ли прошедшее собрание эффективным?
Да, если в результате принятых решений поменялась наша деятельность, то есть:
- мы взяли задачи в ответственность,
- договорились о том, как будем проверять прогресс (разово или регулярно),
- и назначили другие встречи.